Stadgar

SWEDMAs stadgar (reviderade 20230510) finns även att ladda ner som pdf.

Föreningsstadgar

§ 1. Föreningens ändamål
SWEDMA, Swedish Data Marketing Association, org nr 802005-0277, har till ändamål att verka för utveckling av, och förståelse för, direkt- och datamarknadsföring samt att tillvarata, stärka och representera medlemmarnas intressen genom t.ex. opinionsbildning, information, förhandling, rådgivning och utbildning.

§ 2. Föreningens säte m.m.
Föreningen har sitt säte i Stockholm. Föreningens firma ska vara SWEDMA och näringsverksamheten ska bedrivas under samma firma. Föreningens räkenskapsår ska vara kalenderår.

§ 3. Medlemskap
Som medlem kan väljas in varje välrenommerat i Sverige verksamt företag, organisation eller myndighet verksamma inom området för data- eller direktmarknadsföring.

Medlem ska vara marknadsmässigt väl etablerad, ha marknadskunnande och bedriva sin verksamhet seriöst. Vid prövning härav ska särskild hänsyn tas till omständigheter som verksamhetstid, omsättning, antal kunder, ledningens erfarenheter och andra faktorer av betydelse för prövningen.
Ansökan om medlemskap ska göras skriftligen och skickas till SWEDMA:s styrelse som beslutar om inträde. Avslag behöver inte motiveras.

Medlem ska:

• följa föreningens stadgar, årsmötets- och styrelsens beslut.
• följa av föreningen antagna etiska regler.
• lojalt medverka till att föreningens ändamål upprätthålls och utvecklas.
• till styrelsen anmäla sådant förhållande som skulle kunna innebära att medlemmen inte längre uppfyller kraven på medlemskap.
• lämna föreningens auktoriserade revisor begärda uppgifter eller tillträde för inhämtande eller kontroll av uppgifter.

§ 4. Medlemskapets upphörande
Medlemskap upphör antingen genom uppsägning eller uteslutning. Medlem som utträder eller utesluts ur föreningen har förverkat rätten till sin andel av föreningens tillgångar och har inte rätt att återfå inbetald årsavgift/serviceavgift.

I och med uppsägning eller uteslutning bortfaller medlems rättigheter och skyldigheter gentemot föreningen. Medlem är dock skyldig att fullgöra sina skyldigheter enligt § 4.1–4.2.

4.1 Uppsägning
Medlemskap i föreningen upphör vid det årsskifte, som inträffar näst efter sex månader, sedan uppsägning från medlems eller föreningens sida ägt rum. Uppsägning ska ske skriftligen.

Nya medlemmar kan när som helst säga upp medlemskapet under medlemskapets första tolv månader.

Medlem som utträder ur föreningen är skyldig att erlägga årsavgift och/eller serviceavgift till dess att medlemskapet upphör.

För de fall årsavgifterna, från ett verksamhetsår till ett annat, höjs väsentligt får medlem som erhåller sådan höjning säga upp medlemskapet med tre månaders uppsägningstid.

4.2 Uteslutning
Medlem som inte fullgör sina skyldigheter gentemot föreningen eller av föreningen bildat servicebolag kan med omedelbar verkan uteslutas ur föreningen.

Medlem som vid upprepade tillfällen använder sig av direktmarknadsföring som strider mot god sed eller på annat sätt medverkar till otillbörlig direktmarknadsföring eller i övrigt handlar på sätt som antingen strider mot dessa stadgar, eller kan skada föreningens anseende, kan omedelbart uteslutas ur föreningen.

Medlem som upphör med den verksamhet för vilken den enligt § 3 beviljats inträde, eller har inställt sina betalningar, ingått ackordsförhandlingar, trätt i likvidation eller försatts i konkurs, kan omedelbart uteslutas ur föreningen.

Styrelsen beslutar om uteslutning. För sådant beslut krävs att detta biträds av minst två tredjedelar av närvarande styrelseledamöter. Uteslutning ur föreningen sker omedelbart i och med att beslutet fattas.
Medlem som utesluts ur föreningen är skyldig att erlägga årsavgift och/eller serviceavgift för tidigare och innevarande verksamhetsår.

§ 5. Avgifter, extra avgifter
Medlem erlägger en årsavgift till föreningen samt därutöver även en serviceavgift till SWEDMA Service AB. Årsavgifterna för nästkommande verksamhetsår fastställs av styrelsen eller, efter förslag av styrelsen, av föreningsmöte.

Serviceavgiften för nya medlemmar reduceras i förhållande till det antal kvartal de varit medlemmar i SWEDMA under inträdesåret.

Är avgifter och ersättningar otillräckliga för täckande av kostnaderna för verksamheten kan föreningen ta ut extra avgift, som för berört verksamhetsår får bestämmas till högst hälften av den enligt ovan fastställda serviceavgiften. Sådan extra avgift ska fastställas vid ordinarie föreningsmöte eller vid extra föreningsmöte.

§ 6. Föreningsmöten
Ordinarie föreningsmöte hålls varje år före juni månads utgång på tid och plats som styrelsen bestämmer.

Kallelse med föredragningslista och erforderliga handlingar till ordinarie föreningsmöte ska ske minst två veckor före mötet genom brev eller e-post.

Motioner behandlas av styrelsen inför ordinarie föreningsmöte och ska vara styrelsen tillhanda senast den 1 april eller inom den senare tidpunkt som styrelsen bestämmer.

Extra möte hålls när styrelsen anser det befogat eller när minst en tiondel av föreningens medlemmar eller revisorn skriftligen gör framställning om detta hos styrelsen. Kallelse utfärdas i samma ordning som till ordinarie möte.

§ 7. Dagordning vid ordinarie föreningsmöte
Föreningsmöte öppnas av styrelsens ordförande eller vid dennes frånvaro av vice ordförande.
Vid ordinarie föreningsmöte ska följande ärenden förekomma i nedan angiven ordning:

1. Val av ordförande och sekreterare/protokollförare vid mötet.
2. Fastställande av röstlängd.
3. Val av två justeringsmän
4. Fråga om mötet blivit behörigen utlyst.
5. Fastställande av föredragningslista.
6. Styrelsens förvaltningsberättelse.
7. Revisorernas berättelse.
8. Fastställande av resultat- och balansräkning.
9. Fråga om disposition av vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen.
10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören för föregående års förvaltning.
11. Bestämmande av ersättning till ordförande, vice ordföranden och revisorerna.
12. Framställningar från styrelsen.
13. Behandling av motioner.
14. Bestämmande av antalet styrelseledamöter.
15. Val av styrelsens ordförande och vice ordförande.
16. Val av övriga styrelseledamöter och suppleant.
17. Val av revisorer och två revisorssuppleanter.
18. Val av två till fem ledamöter, varav en är ordförande, till valberedningen.
19. Övriga frågor.

§ 8. Röstning
Vid föreningsmöte äger varje medlem en röst. Flera personer för ett och samma medlemsföretag, får delta i diskussionen, men endast en person som själv tecknar firman eller behörigen befullmäktigats, får rösta.

Ingen får rösta för mer än två medlemmar.

Som föreningens beslut gäller den mening för vilken de flesta rösterna avgivits, om inte annat särskilt anges i stadgarna. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst, utom vid personval som avgörs genom lottning.

Omröstning – såväl på föreningsmöten som i styrelsen – sker öppet. Sluten omröstning ska dock företas när medlem eller styrelseledamot så begär.

§ 9. Styrelsen
Föreningens angelägenheter sköts av en styrelse, vilken inklusive ordförande och vice ordförande ska bestå av minst fem och högst tolv ledamöter samt en suppleant.

Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsmöte för en period om två år till och med det ordinarie föreningsmöte då mandatet upphör. Styrelse, som består av fem ledamöter, får representeras av högst en ledamot från varje medlem, och i annat fall av högst två ledamöter från samma medlem. En styrelseledamot får omväljas i max sex år i följd.

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden och vid dennes frånvaro, vice ordföranden eller VD eller då minst fyra av styrelsens ledamöter så begär.

Styrelsen är beslutsför när minst fyra ledamöter är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet, där inte annat stadgas. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Styrelseledamot ska vara anställd hos medlem.

Ingen får delta i beslut, som rör honom själv eller av honom företrätt företag enskilt.

§ 10. Styrelsens uppgifter
Styrelsen ska, utöver vad som särskilt föreskrivs i dessa stadgar:

• övervaka verksamheten samt tillse att dessa stadgar följs.
• arbeta för främjandet av föreningens ändamål.
• avgöra frågor om medlemskap.
• avge utlåtanden över inkomna förslag.
• förbereda ärenden till föreningsmöte.
• verkställa på föreningsmöte fattade beslut.
• årligen upprätta budget.
• låta föra räkenskaper samt ansvara för föreningens medel.
• avge förvaltningsberättelse jämte balansräkning och resultaträkning.
• utse och entlediga VD.
• ge VD anvisningar till ledning för verksamheten.
• bestämma över ersättning till VD.
• utse SWEDMA:s representant/er i externa styrelser.

§ 11. Firmateckning
Firma tecknas förutom av styrelsen i dess helhet, ordföranden och vice ordföranden, var och en av dem dock endast i förening med den andre eller i förening med annan ledamot samt av VD ensam beträffande åtgärd som hör till den löpande verksamheten.
Dessutom kan styrelsen besluta om annan firmateckning.

§ 12. Revision
Föreningen ska ha en revisor och en revisorssuppleant för årlig granskning av föreningens räkenskaper samt av förvaltningen i övrigt. Revisorn ska vara auktoriserad revisor. Revisorerna ska till stämman årligen avge en revisionsberättelse och tillika en rekommendation till stämman gällande ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter.

För varje kalenderår ska vederbörligen avslutade räkenskaper med tillhörande handlingar och protokoll jämte styrelsens förvaltningsberättelse senast den 1 april påföljande år, överlämnas till revisorerna för granskning.

§ 13. Stadgeändring och upplösning
För ändring av dessa stadgar eller föreningens upplösning krävs samstämmiga beslut i två på varandra följande föreningsmöten varav det ena ska vara ordinarie. Det andra föreningsmötet ska hållas minst en och högst tre månader efter det första. Besluten ska fattas med minst tre fjärdedels majoritet av avgivna röster. I kallelse till dessa möten ska saken anges.

Vid föreningens upplösning ska föreningens tillgångar, sedan dess förpliktelser infriats, fördelas mellan dess medlemmar i förhållande till vad varje medlem under de senaste 3 åren har betalat i avgifter.